文件收发登记台账（TZ-03）

文件收发登记台账

收发文、联系单、指令、图纸与变更文件的登记与流转记录

（示例项目 · 成文样例 · 关键处附批注）

使用说明：所有对外发文与收到的文件（含图纸、变更、联系单、监理通知、指令）必须登记；重要文件应有签收记录（签收单、快递单、邮件截图）。本台账是结算与争议处理时的"原始证据链"。

登记要点

· 编号规则：建议按类型编号（如 LJ 联系单、TZ 通知、BG 变更），连续编号不跳号；

· 收文处理：登记 → 项目技术负责人批阅 → 执行 → 回复/闭环 → 归档；

· 发文处理：起草（技术负责人审核）→ 签发 → 送达（取得签收）→ 跟踪答复；

· 图纸与变更：建立"图纸目录"与"变更台账"（见 JS-04），确保现场使用的是最新版本（作废图纸及时回收销毁）；

· 归档：按竣工资料组卷要求分类归档（见 GD-01），避免后期翻找。

三、常见往来文件的处理时限（建议）

四、实操问答

· 问：监理通知单必须回复吗？答：必须，按通知单要求时限书面回复并附整改证据。

· 问：变更单下发后旧图怎么办？答：回收作废或加盖作废章，现场只留最新版。

· 问：发文没有签收怎么办？答：改用邮寄（留存面单）或邮件送达，并记录送达时间。